Les 4 types d'achat: un guide stratégique et tactique pour l'approvisionnement moderne​

Demandez "Quels sont les quatre types d'achat?" Et vous obtiendrez souvent l'une des deux réponses: une liste des catégories d'approvisionnement ou une liste de types de bons de commande. La vérité est que pour maîtriser l'approvisionnement, vous devez comprendre les deux.

L'achat n'est pas un seul acte; C'est une fonction à double couche. La couche stratégique ( quoi vous achetez et pourquoi ) Détermine votre approche des fournisseurs et des risques. La couche tactique ( comment Vous exécutez l'achat) détermine votre efficacité opérationnelle et votre contrôle.

Ce guide dissèque les deux couches, expliquant les quatre types stratégiques d'approvisionnement et les quatre types de bons de commande utilisés pour les agir. À la fin, vous ne savez pas seulement ce qu'ils sont, mais comment les associer stratégiquement pour économiser de l'argent, réduire les risques et rationaliser vos opérations.

​Principaux à retenir:​​

La stratégie d'approvisionnement est divisée en quatre types de base: direct, indirect, services et capital.

L'exécution des achats est gérée par quatre bons de commande principale: standard, planifié, couverture et contrat.

Aligner le type de commande de commande correct avec votre stratégie d'approvisionnement est la clé de l'excellence opérationnelle.

L'approvisionnement indirect et l'approvisionnement des services sont des cibles principales pour la économie de coûts et l'automatisation des processus.

L'approvisionnement en capital nécessite un processus unique et rigoureux au-delà de la POS standard.

 

Partie 1: La fondation: stratégie d'approvisionnement contre l'exécution tactique

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Avant de répertorier les types, nous devons clarifier une distinction critique.

​L'approvisionnement est le processus stratégique complet et de bout en bout acquisition de biens et de services nécessaire pour qu'une organisation fonctionne et se développe. Il englobe l'identification des besoins, l'approvisionnement des fournisseurs, la négociation de contrats, la gestion des relations et la valeur de la valeur. C'est une fonction de gestion.

Un bon de commande (PO) est un outil tactique spécifique​ dans le processus d'approvisionnement. Il s'agit du document formel et juridiquement contraignant délivré à un fournisseur pour exécuter un achat selon des conditions convenues. C'est un document transactionnel.

Pensez-y de cette façon: l'approvisionnement est l'ensemble du plan de campagne (la stratégie), tandis qu'un bon de commande est l'ordre spécifique donné aux troupes pour capturer une colline (la tactique). Vous avez besoin des deux pour gagner.

 

Partie 2: Les 4 types stratégiques d'approvisionnement (le "quoi et pourquoi")​

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Cette classification est basée sur ce que vous achetez et son impact sur votre entreprise.

 

​1. Procurement direct: l'élément vital de la production​

​Ce que c'est: l'acquisition de matières premières, composants et les biens qui sont directement incorporés dans les produits que vous fabriquez et vendez.

​Détails approfondis:​​

​Impact: est directement en corrélation avec votre coût des marchandises vendues (COG) et les marges bénéficiaires brutes. Une économie de 10% ici va directement à vos résultats.

​Focus de la gestion: fortement dépendante de la gestion de la chaîne d'approvisionnement (SCM). Les principales priorités sont la fiabilité des fournisseurs, l'assurance qualité, les prix du volume et la minimisation des risques de perturbation de la chaîne d'approvisionnement. Les modèles d'inventaire juste à temps (JIT) sont souvent utilisés ici.

​Exemple du monde réel: un constructeur automobile achetant de l'acier, des moteurs et des unités de contrôle électronique (ECU). Une boulangerie achetant de la farine, du sucre et de la levure.

​Pourquoi c'est unique: cette dépense est critique de mission. Une défaillance des achats directs peut interrompre complètement les lignes de production.

 

​2. Procurement indirect: le moteur des opérations​

​Ce que c'est: l'acquisition de biens et services qui soutiennent les opérations quotidiennes mais ne font pas partie du produit fini. Également connu sous le nom de MRO (maintenance, réparation et opérations).

​Détails approfondis:​​

​Impact: Bien qu'il ne soit pas directement lié aux revenus, l'inefficacité détruit ici la rentabilité grâce à des dépenses maîtresses maternelles et à des déchets administratifs.

​Focus de gestion: cette catégorie est souvent fragmentée entre les départements (informatique, installations, RH). L'objectif est de consolider les dépenses, d'appliquer la politique et de tirer parti des remises de volume pour les articles communs comme les fournitures de bureau ou les licences logicielles.

​Exemple du monde réel: ordinateurs portables pour les nouvelles embauches, services de conciergerie pour bureaux, lubrifiants industriels pour la maintenance des machines, abonnements SaaS comme Salesforce ou Microsoft Office.

​Pourquoi c'est unique: c'est souvent invisible. Un 100OverpaymentonDirectMaterialSiscydImmmedately.A100 Un trop-payé sur un abonnement SAAS mensuel peut passer inaperçu pendant des années.

 

​3. Procurements de services: acquisition d'expertise, pas de produits​

​Ce que c'est: l'approvisionnement stratégique et la gestion de l'expertise tiers, de la main-d'œuvre et des services spécialisés.

​Détails approfondis:​​

​Impact: Il s'agit de résultats et de capital intellectuel, pas d'actifs physiques. Gérer ce puits signifie obtenir la bonne expertise au bon moment sans les frais généraux d'un employé à temps plein.

​Focus de la gestion: la pierre angulaire est l'accord de niveau de service (SLA). Les performances sont mesurées par rapport aux KPI définis dans le SLA, pas seulement à la livraison d'une unité physique. Il nécessite une gestion robuste des performances des fournisseurs.

​Exemple du monde réel: l'embauche d'une société de conseil en gestion (par exemple, McKinsey), engageant une agence de marketing numérique, contractant des développeurs de logiciels indépendants ou des conseils juridiques d'externalisation.

​Pourquoi c'est unique: la valeur est intangible et la qualité est subjective. Une truie mal écrite (énoncé de travail) ou un SLA conduit à des litiges, à des résultats excessives et insatisfaisants.

 

​4. Procurement en capital: l'investissement à long terme​

​Ce que c'est: l'acquisition d'actifs de grande valeur et de longue durée de vie qui sont capitalisés sur le bilan et dépréciés sur leur durée de vie utile.

 

​Détails approfondis:​​

​Impact: Il s'agit d'une dépense en capital (CAPEX) qui a un impact sur les états financiers de l'entreprise pendant des années. Les décisions nécessitent une analyse financière rigoureuse et une approbation de haut niveau.

​Focus de gestion: L'évaluation est basée sur le coût total de la propriété (TCO) - pas juste le prix d'achat, mais l'installation, la maintenance, la consommation d'énergie et les coûts d'élimination. Les calculs de ROI sont obligatoires.

​Exemple du monde réel: acheter une machine CNC pour une usine, acheter une flotte de véhicules d'entreprise, construire un nouvel entrepôt ou investir dans un serveur d'entreprise massif.

​Pourquoi il est unique: le processus est moins question de POS et plus d'un processus formel d'approbation du capital, impliquant souvent des DP, des approbations du conseil d'administration et des accords de financement ou de location complexes.

 

​ Types d'approvisionnement stratégiques en un coup d'œil​

 

Taper	Se concentrer	Impact	Métrique clé
​Direct​	Matières premières pour la production	Coût des marchandises vendues (rouages)	Fiabilité des fournisseurs, qualité
​Indirect​	Marchandises à gérer les opérations (MRO)	Efficacité opérationnelle	Dépenser sous gestion
​Services​	Expertise et travail	Résultats du projet	Performance SLA, ROI
​Capital​	Actifs à long terme	Bilan, capex	Coût total de possession (TCO)

 

 

Partie 3: Les 4 types de bons de commande tactique (le "comment")​

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Ce sont les outils de votre boîte à outils d'approvisionnement. Vous en choisissez un en fonction de ce que vous savez sur l'achat avant vous vous engagez.

 

​1. Garde d'achat standard (PO)​​

​Ce que c'est: le type d'ordre le plus courant, spécifique et le plus définitif. Utilisé lorsque tous les détails sont connus et fixés à l'avance.

​Quand l'utiliser: pour les achats uniques et immédiats où l'article, la quantité, le prix et le calendrier / emplacement de livraison sont certains à 100%.

​L'avantage du professionnel: il fournit un contrôle maximal et minimise les risques pour l'acheteur car tout est spécifié. Cependant, c'est administrativement lourd. L'utiliser pour des éléments répétitifs à faible valeur est inefficace.

​Exemple: Commandez 500 cartes de circuits imprimées spécifiques à 10 $ / unité pour une production confirmée le 15 juin.

 

​2. COMMAND PLANDÉ (PPO)​​

​Ce que c'est: un engagement à acheter une quantité spécifique d'articles à un prix fixe, mais avec ​ Détails de livraison laissés indéfinis ​ pour plus tard.

​Quand l'utiliser: quand tu sais quoi Vous avez besoin et combien Cela coûtera, mais vous ne connaissez pas exactement quand ou où pour la livraison.

​The Professional's Edge: un PPO est un outil puissant pour la charge budgétaire. Il indique à la finance que vous avez l'intention de dépenser $ x, afin qu'ils puissent réserver les fonds. Plus tard, vous émettez une version du calendrier contre le PPO pour déclencher une livraison spécifique. Ceci est courant dans la fabrication pour les articles à long terme.

​Exemple: s'engager à acheter 10 000 tonnes d'acier à 800 $ / tonne pour l'année. Vous publiez ensuite des versions pour que 2 500 tonnes soient livrées à l'usine de l'Ohio chaque trimestre.

 

​3. Garde d'achat de couverture (BPO) / commande permanente​

​Ce que c'est: un accord avec un fournisseur pour fournir une quantité non spécifiée de biens ou de services sur une période, jusqu'à une limite de dépenses maximale. Souvent, même les prix précis sont négociés au moment de la libération.

​Quand l'utiliser: pour des achats répétitifs et à faible valeur où la demande est continue mais imprévisible. Parfait pour l'approvisionnement indirect (par exemple, fournitures de bureau, pièces MRO).

​L'avantage du professionnel: le BPO est l'outil ultime pour l'efficacité. Il approuve pré-approuve un fournisseur et des conditions, permettant aux services de «tirer» les marchandises au besoin sans passer par un cycle d'approbation complet de PO à chaque fois. Chaque achat est effectué via une version générale.

​Exemple: Configuration d'un BPO avec Grainger pour les fournitures MRO avec un moteur de remplacement de 50 000 Limit.AmaintenanceTechnicianCanthenCallandOrderA50 sous le numéro BPO sans aucune paperasse.

 

​4. Garde d'achat contractuel (CPO)​​

​Ce que c'est: ce n'est pas un bon de commande pour les marchandises. Il s'agit d'un accord de cadre juridique de maître qui établit les termes et conditions de toutes les transactions futures avec un fournisseur.

​Quand l'utiliser: lors de l'établissement d'un partenariat stratégique à long terme avec un fournisseur clé. Le CPO lui-même n'achète rien.

​L'avantage du professionnel: tous les points de vente standard ou prévus ultérieurs qui font référence au numéro CPO sont automatiquement régis par ses conditions juridiques et de prix négociées. Il rationalise le processus de passation de marchés pour une entreprise répétée et offre une protection juridique cruciale.

​Exemple: négociation d'un CPO à 3 ans avec une société de logistique qui comprend des clauses de responsabilité, des exigences d'assurance et des calendriers réduits. Chaque fois que vous devez expédier quelque chose, vous émettez un PO standard qui dit "sous CPO #xyz" et tous les termes de maîtrise s'appliquent.

 

​Types de bon de commande tactique en un coup d'œil​

 

Type de commande	Détails définis	Détails flexibles	Cas d'utilisation primaire
​PO standard​	Article, Qté, prix, livraison	Aucun	Achats uniques et spécifiques
​PO planifié (PPO)​​	Article, Qté, prix	Calendrier de livraison	Budgétisation pour les besoins connus
​Couverture po (bpo)​​	Fournisseur, articles, Conditions	Qté, prix, livraison	Besoins répétitifs et ad hoc
​Contrat PO (CPO)​​	Conditions légales	Tout le reste	Établir des accords de maître

 

Partie 4: L'appariement stratégique: correspondance des types d'approvisionnement avec les types de PO

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C'est là que la théorie rencontre la pratique. Voici comment une équipe d'approvisionnement professionnelle relie la stratégie à l'exécution.

 

​Besoin stratégique (type d'approvisionnement)​​	​Outil tactique recommandé (type de commande)​​	​Pourquoi ce jumelage fonctionne​
​Achat direct ​ (par exemple, matières premières)	​Commande d'achat prévue (PPO)​​	Vous connaissez les matériaux et le coût des prévisions de production, mais besoin de livraison flexible alignée sur le calendrier de production. Les sorties sont émises juste à temps.
​Achat indirect ​ (par exemple, les fournitures de bureau)	​Commande d'achat générale (BPO)​​	La demande est imprévisible mais continue. Un BPO permet aux employés d'obtenir ce dont ils ont besoin instantanément sans retard bureaucratique, tout en contrôlant les dépenses totales.
​Aachat de services ​ (par exemple, consultation)	​Contrat PO + Pos standard​	Le CPO établit les conditions juridiques maîtres. Un PO standard ultérieur est utilisé pour chaque projet ou phase, détaillant les truies, livrables et jalons de paiement spécifiques.
​Acquisition de capital ​ (par exemple, les machines)	​Contourne souvent les points de vente standard​	Cela implique généralement un processus officiel de DP, un accord d'achat d'actifs négocié et l'utilisation d'un formulaire de projet ou de demande de capital, et non d'un PO standard.

 

Partie 5: meilleures pratiques et pièges communs à éviter

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​Meilleures pratiques pour l'approvisionnement moderne:​​

​Centraliser les dépenses indirectes: les plus grandes économies proviennent souvent de la consolidation des dépenses indirectes fragmentées sous des BPO gérés et des fournisseurs préférés.

​Mettez en œuvre un système de procurement (P2P): automatiser le flux de la réquisition au paiement. Cela applique la politique, élimine la création de PO manuelle et fournit des analyses de dépenses inestimables.

​Maître le SLA: Pour les services d'approvisionnement, le SLA est votre Bible. Définissez les KPI, la fréquence de signalement et les pénalités pour la non-performance avec une clarté brutale.

​Calculez le TCO, pas seulement le prix unitaire: en particulier pour les actions en capital et directement. L'option la moins chère a souvent le coût à long terme le plus élevé.

 

​Les pièges qui détruisent la valeur:​​

​Dépenses au maître: permettant aux employés d'acheter des systèmes et des fournisseurs approuvés à l'extérieur. Cela détruit les remises négociées et crée des cauchemars de conformité.

​Utilisation d'un PO standard pour tout: c'est la marque de marque d'une fonction d'approvisionnement immature. Il crée d'immenses déchets administratifs pour les éléments de faible valeur.

​Négligence Gestion des relations avec les fournisseurs (SRM): Vos principaux fournisseurs sont des partenaires stratégiques. Gérez-les en conséquence avec les revues de performance et la planification des entreprises communes.

​Mauvaise gestion des contrats: signature d'un CPO puis le dépôt. Examiner régulièrement les contrats pour assurer la conformité et identifier les opportunités de renégociation.

 

Conclusion: maîtriser les deux couches

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Comprendre que «l'achat» a deux couches - les types de marchés stratégiques et les bons de commande tactique - est ce qui sépare un acheteur professionnel à partir d'un coup de commande.

L'objectif est d'aller au-delà du simple fait de connaître les quatre types de chacun. Il s'agit de faire correspondre intentionnellement votre intention stratégique avec l'outil tactique le plus efficace. Utilisez des PPO pour gérer votre inventaire de production, BPOS pour permettre à vos employés et contrôler les dépenses indirectes et les CPO pour établir des partenariats de fournisseurs solides et protégés.

Ce faisant, vous transformez les achats d'un centre de coûts en un moteur puissant pour l'efficacité, l'atténuation des risques et la valeur stratégique.

 

Questions fréquemment posées (FAQ)​

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​Q1: Quel type d'approvisionnement est le plus vulnérable à la fraude et pourquoi?​​

​R: L'approvisionnement indirect est souvent le plus vulnérable. Sa nature décentralisée, son volume élevé de transactions à faible valeur et les dépenses au maître rendent plus difficile à surveiller. La fraude peut se manifester par de fausses factures de fournisseurs pour les fournitures de bureau ou les services jamais rendues, passant souvent inaperçues au milieu des dépenses légitimes.

 

​Q2: Un seul achat peut-il impliquer plusieurs types d'approvisionnement?​​

​R: Absolument. Envisagez de construire une nouvelle usine. La construction elle-même est un achat en capital. Les matières premières des produits fabriqués à l'intérieur sont des achats directs. Les ordinateurs portables pour les nouveaux bureaux sont des achats indirects, et les architectes embauchés sont des services de services. Un projet majeur nécessite souvent de gérer tous les types simultanément.

 

​Q3: Comment les chaînes d'approvisionnement mondiales ont-elles un impact sur le choix du type de commande de commande?​​

​R: Ils l'influencent fortement. Pour les matériaux directs à longue durée à long terme, un PO prévu (PPO) est essentiel pour garantir la capacité et les prix, avec des versions gérant la logistique complexe. Le risque de retards et de problèmes de douane rend souvent un PO standard ferme avec une seule date de livraison trop risquée.

 

​Q4: Une couverture PO est-elle la même que d'avoir une carte de crédit d'entreprise avec un fournisseur?​​

​R: Pas exactement. Ils servent un objectif similaire aux dépenses décentralisées, mais une couverture PO offre un contrôle supérieur. Il impose des conditions et des prix pré-négociés et fixe un plafond financier difficile. Une carte de crédit a une limite mais n'a pas la tarification contractuelle et les conditions, ce qui rend l'analyse des dépenses et le contrôle plus difficile après coup.

 

​Q5: Qui a généralement le pouvoir d'approuver un contrat PO par rapport à un PO standard?​​

​R: L'autorité d'approbation est à plusieurs niveaux. Un contrat de contrat, qui établit des engagements juridiques et financiers à long terme, nécessite presque toujours un examen juridique et l'approbation de la haute direction comme un directeur de l'approvisionnement ou du directeur financier. Un PO standard contre un contrat existant peut ne nécessiter que l'approbation d'un directeur du département, car les conditions principales sont déjà réglées.

 

​Q6: Que se passe-t-il si un fournisseur ne respecte pas les termes d'un accord de niveau de service (SLA) dans un contrat d'approvisionnement de services?​​

​R: Le SLA devrait explicitement décrire les remèdes. Cela implique généralement des sanctions financières, souvent appelées «crédits de service», qui sont déduites de la facture. Pour les sous-performances chroniques, le contrat devrait inclure des clauses qui permettent la résiliation pour le cause, protégeant l'acheteur de la verrouillage dans une relation dysfonctionnelle.

 

​Q7: Pour une startup, quel type d'approvisionnement doit être formalisé en premier?​​

​R: Concentrez-vous d'abord sur l'approvisionnement indirect. Les startups en début de stade connaissent les dépenses chaotiques pour les outils SaaS, les agences de marketing et l'équipement. La mise en œuvre d'une politique simple et d'un BPO géré pour les domaines clés comme les logiciels empêche les dépenses inutiles et établit une culture de contrôle financier avant que l'échelle ne devienne ingérable.

 

​Q8: Comment le facteur de durabilité / ESG dans la sélection des types d'approvisionnement?​​

​R: C'est une couche stratégique. Pour les achats directs, cela signifie vérifier les fournisseurs pour l'approvisionnement éthique et les pratiques environnementales. Pour l'approvisionnement en capital, il s'agit d'évaluer l'efficacité énergétique et la durée de vie des actifs. Une politique ESG forte peut signifier choisir un fournisseur légèrement plus cher qui s'aligne sur les valeurs des entreprises, ce qui a un impact sur toutes les décisions d'achat.

 

​Q9: Quel est le rôle d'un achat non PO et quand est-il acceptable?​​

​R: Un achat non-PO, comme une transaction de petite caisse ou une dépense de cartes d'entreprise sans PO pré-émis, est un mal nécessaire. Il n'est acceptable que pour les dépenses triviales et urgentes inférieures à un seuil monétaire strict (par exemple, moins de 100 $). Cependant, cela nécessite des rapports et une réconciliation robustes des dépenses après le fait pour maintenir les sentiers d'audit et prévenir les abus.

 

​Q10: Comment mesurez-vous le succès de votre stratégie d'approvisionnement au-delà des économies de coûts?​​

​R: Les mesures clés comprennent les performances des fournisseurs (livraison à temps, les taux de défaut de qualité), l'efficacité du processus (temps de cycle de la demande à la commande, le pourcentage de dépenses sous gestion) et l'atténuation des risques (nombre de fournisseurs de source unique, résultats d'audit de conformité). Le véritable succès est un équilibre des coûts, de l'efficacité et de la résilience.