Travailler avec un agent d'approvisionnement en Chine peut simplifier considérablement l'approvisionnement - mais seulement si la relation est mise en place avec des attentes claires et exécutoires. Trop d'acheteurs traitent les agents comme des partenaires informels et paient le prix des expéditions tardives, des majorations cachées, des évasions de qualité et, dans les pires cas, de la propriété intellectuelle perdue. Ce guide transforme cette incertitude en un livre de jeu opérationnel: quoi exiger, comment le vérifier et comment tenir un agent responsable.

Ci-dessous, vous trouverez une feuille de route pratique et sans fioritures que les équipes d'approvisionnement peuvent utiliser immédiatement. Il couvre les vérifications documentaires qui prouvent la légitimité d'un fournisseur, une SOP de vérification étape par étape et les trois portes d'inspection (FAI → IPQC → PSI) avec un échantillonnage en béton et un guidage AQL. Vous obtiendrez également une langue et un langage SLA et contrat - y compris les clauses IP, ESG et pénalité - plus un plan de mise en œuvre de 90 jours et des listes de contrôle téléchargeables pour mettre ces contrôles en action.

Ce n'est pas une théorie. Les recommandations sont conçues pour l'applicabilité: KPI mesurables, règles de frais transparents, droits d'inspection indépendants et déclencheurs d'urgence qui protègent votre continuité de l'offre. Lisez la suite pour construire une relation d'approvisionnement qui réduit les risques, coupe les retouches, préserve la marge et protège votre marque.

 

Points forts

 

Une liste de contrôle exécutable d'une page qui transforme les attentes vagues en SLA et KPI mesurables.

Plans d'échantillonnage QA / QC en béton (premier article, en cours de processus, pré-bateau) et exemple de seuils AQL par type de produit.

Clauses de contrat de copie-coller: portée, IP / NDA, SLA / KPI + Dommages liquidés, ESG et audit, résiliation et règlement des litiges.

Vetting SOP avec drapeaux rouges et un court script de diligence que vous pouvez utiliser immédiatement.

Deux courtes études de cas anonymisées avec des leçons claires et des modèles de pas suivants.

 

TL; DR - Liste de contrôle d'une page 

 

Preuve de l'entreprise : Licence commerciale, identifiant d'impôt, licence d'exportation, adresse principale d'usine, photos.

Références et capacité : 2 Références des clients + Exemple de journal de production montrant les commandes récentes.

Échantillons et Fai : COMMANDE D'APPROVATION ÉCRIT ET SIGNAGE D'ARTICLE (FAI).

Plan QC : Définir les points d'inspection (FF, IPQC, PSI), échantillonnage%, AQL pour critique / major / mineur.

SLA et KPI : livraison à temps ≥95%; Ordre la variance du délai de commande ≤ ± 7 jours; Taux de défaut par lots ≤ 1% (ajustement par industrie).

Frais et transparence : Tableau de frais détaillé (Commission, frais d'approvisionnement, inspection, logistique).

IP & NDA : Signé de la clause NDA + Agent restreint de l'introduction d'un produit à d'autres.

ESG : Preuve de l'audit social / chimique récent ou de la promesse d'audit tiers dans les 6 mois.

Responsabilité logistique : Définissez Incoterm, propriétaire de fret, documents douanières, processus de réclamation.

Contingence : Plan d'usine de sauvegarde, stock de sécurité minimum, réorganisation d'urgence SLA.

 

1. Pourquoi cela compte 

 

Un agent d'approvisionnement est votre bras opérationnel local. Les attentes vagues deviennent des échecs: expéditions manquées, mauvaise qualité, exposition IP ou majoration cachée. Traitez la relation comme un fournisseur d'opérations sous contrat - pas un ami qui «triera le régler». Nécessitent une documentation, des KPI mesurables et des remèdes prédéfinis. Le reste de cet article transforme ces mots en procédures, modèles et texte de contrat que vous pouvez utiliser la même semaine.

 

2. Qui lit ceci et ce dont ils ont besoin

 

Gestionnaires des achats — Besoin de listes de contrôle reproductibles et de modèles SLA.

Directeurs de chaîne d'approvisionnement — Besoin de contrôles des risques, de planification de la contingence et de tableaux de bord KPI.

GRANDES / PRODUITS (CROSS-BANDER / ECRANCE) — Besoin des exigences de FAI, d'emballage et de préparation FBA.

Officiers de conformité / ESG — Besoin de déclencheurs d'audit, de délais de correction et de preuve d'action corrective.

Si vous construisez ou reprends un programme d'approvisionnement, concentrez-vous d'abord sur: (1) la vérification et la documentation, (2) les systèmes QA liés à l'argent (pénalités / incitations), et (3) les protections de la contingence et de la propriété intellectuelle.

 

3. Documents et épreuves minimales pour exiger 

 

Nécessitent des originaux ou des analyses notariées (conservées dans votre dossier de contrat):

Licence commerciale + représentant légal.

Exemples d'enregistrement de taxe sur l'exportation / d'importation et de déclaration de douane.

Adresse d'usine + photos récentes des lignes de production et de l'entrepôt.

Échantillons de produits avec des enregistrements d'échantillons datés.

Preuve d'assurance (cargaison et responsabilité) s'ils prétendent assurer des expéditions.

Des lettres de référence du client signé ou des références contactables avec des volumes de commande et des dates.
Gardez des copies dans votre système de gestion de documents et attachez au PO.

 

4. Vetting sop - étape par étape 

 

Vérification des documents (jour 0) — Confirmer la licence commerciale, les dossiers d'exportation.

Vérification de référence (jour 1 à 2) — Appelez 2 arbitres; Renseignez-vous sur la qualité, la rapidité et la transparence. Utilisez le script ci-dessous.

Échantillon et FAI (jour 3-14) — demander des échantillons; définir les critères d'acceptation FAI; Modifications du journal.

Évaluation du site (jour 7-30) — Procédure vidéo à distance ou audit physique; Utilisez le formulaire d'audit d'usine.

Ordonnance de contrat et d'essai (jour 14–45) — Signez un PO limité avec un SLA clair, une division de paiement et une condition d'inspection.

Surveiller les deux premières commandes — Appliquer les rapports d'état hebdomadaires (photos, reçus de matériel, capacité) et un PSI final.

 

Script de téléphone de référence rapide pour les références:

“Salut - Nous envisageons [le nom de l'agent]. Pouvez-vous confirmer: (1) vous a-t-il pris / inspecté pour vous? (2) ont-ils rencontré des dates de livraison? (3) Y a-t-il eu des frais cachés? (4) Comment ont-ils géré les non-conformes?”
Noms d'enregistrement, dates et résultats.

Drapeaux rouges: Réponses évasives, peu disposées à fournir des photos, adresse incohérente de l'entreprise, refus d'accepter le PSI ou l'inspection tierce.

 

5. Gestion de la qualité - Points d'inspection, échantillonnage et AQL

Traiter la qualité comme trois portes liées: Premier article (FAI) → QC en processus (IPQC) → Inspection de pré-navire (PSI).

A. Premier article (approbation FAI / première pièce)

Objectif: Vérifiez l'intention de conception à la production avant la production de masse.

Livrables: rapport dimensionnel, photos, échantillon d'emballage, étiquetage.

Action: Approbation FAI requise par écrit avant la moisissure / l'outillage ou la course en vrac.

B. QC en cours (IPQC)

Fréquence: vérifie les processus critiques (par exemple, le soudage, la force des coutures).

Preuve: Photos horrifiques, journaux de volume de production, journaux rejetés par les pièces.

C. Inspection de pré-navirement (PSI)

CHIMING: Dans les 7 jours avant le chargement.

WHO: tiers indépendant (recommandé) ou agent avec clause de responsabilité acceptée.

Tableau d'échantillonnage (pratique): échantillonnage de base sur la taille du lot (exemples ci-dessous).

Exemple d'échantillonnage et AQL (typique de l'industrie, ajustement par risque)

Lot Taille 1–500 PCS → Échantillon 20% ou min 10 pièces.

Taille du lot 501–3 200 pcs → Échantillon 32 pcs (table ANSI / ISO approximative).

Seuils AQL (points de départ suggérés):

Défauts critiques: Tolérance 0% (0 accepter).

Défauts majeurs: AQL 1,0–2,5 (cible ≤ 1% lorsque la sécurité / l'ajustement est importante).

Défauts mineurs: AQL 2.5–4.0.

Remarque: pour l'électronique, définissez majeur ≤1,0; pour les textiles, major ≤ 2,5; Pour le matériel, major ≤1,5. Utilisez des seuils plus stricts pour les SKU sensibles à la marque.

Flux de travail de reprise et de rejet (doit être en contrat)

• En cas d'échec: le fournisseur fournit un plan de reprise dans les 48 heures et des preuves photo avant la réinspection.

• En cas de reprise échoue à nouveau → L'acheteur peut rejeter un lot entier et nécessiter un remplacement ou un crédit. Définir la répartition des coûts pour les retouches, le fret et l'élimination des tiers.

 

6. Modèle SLA et KPI 

Vous trouverez ci-dessous un SLA pratique que vous pouvez insérer dans un accord. Remplacez les articles entre crochets.

 

 

Comment formuler la clause de pénalité (échantillon):

Le fournisseur / agent convient que si la livraison à temps tombe en dessous de l'objectif pour tout mois de roulement, le fournisseur doit payer des dommages-intérêts liquidés de l'acheteur égal à [x]% de la valeur de commande par jour de retard au-delà de la période de grâce, pour ne pas dépasser [y]% de la valeur PO. Les dommages-intérêts liquidés sont convenus comme une véritable pré-estimation de la perte et non comme une pénalité.”

Note: Les dommages-intérêts liquidés doivent être raisonnables et exécutoires dans votre juridiction - exécutez la clause par conseil.

 

7. Langue contractuelle que vous pouvez copier (clauses clés)

Vous trouverez ci-dessous des clauses pratiques courtes que vous pouvez coller dans un contrat. Modifier le texte entre crochet.

Champ de services

“L'agent doit s'approvisionner aux fournisseurs, négocier les prix et les conditions, gérer les approbations des échantillons, coordonner la surveillance de la production (FAI, IPQC), organiser l'inspection de pré-navire et aider à la logistique et à l'exportation de la documentation demandée par écrit par l'acheteur.”

Frais et facturation

“Structure des frais d'agent: [pourcentage]% Commission sur le prix de l'usine FOB ou les frais fixes de [montant] par PO. Les frais de tiers (inspection, test, audit, fret) seront facturés au coût avec des factures de support dans les 7 jours suivant le paiement. L'agent ne facturera pas de balisages non divulgués.”

Propriété intellectuelle et confidentialité (NDA)

“L'agent reconnaît l'IP de l'acheteur et accepte de ne divulguer, de reproduire ou de faire circuler des conceptions, des dessins ou des spécifications, à l'exception de la performance en vertu du présent accord. L'agent ne présentera pas le produit de l'acheteur à un tiers sans le consentement écrit préalable de l'acheteur. Cette obligation survit à la résiliation pendant [x] années.”

Sous-soutien et conflit d'intérêts

“L'agent doit divulguer tous les sous-supports et obtenir l'approbation écrite de l'acheteur avant la sous-traitance. L'agent ne passera pas de commandes avec des entités dans lesquelles l'agent ou ses sociétés affiliées ont une participation sans le consentement écrit de l'acheteur.”

Inspection et acceptation

“L'acheteur se réserve le droit de nommer un inspecteur tiers indépendant. L'acceptation finale se produit après le PSI et la délivrance du certificat d'acceptation. Si le lot échoue, le fournisseur doit à ses propres frais (i) un produit de retravail à la norme de l'acheteur; (ii) remplacer les marchandises défectueuses; ou (iii) fournir un crédit complet.”

Clause ESG et audit

“L'agent doit s'assurer que les fournisseurs se conforment au code de conduite des fournisseurs de l'acheteur. L'agent facilitera les audits sociaux / environnementaux tiers (Smeta / SA8000 / ISO) comme demandé. Le fournisseur doit fournir des plans d'action correctifs dans les [30] jours suivant toute non-conforme.”

Résiliation pour cause

“L'acheteur peut résilier immédiatement pour le cause où l'agent violait considérablement le présent accord, y compris les défaillances de livraison répétées, la violation de la propriété intellectuelle ou les fausses déclarations importantes dans les certifications. Lors de la résiliation, l'agent doit fournir une coopération complète pour transmettre l'acheteur ou le successeur.”

Règlement des litiges

“Tout litige sera résolu par [l'arbitrage dans Hong Kong / Singapour / juridiction convenue], en vertu des règles [CNUC / ICC]. Loi gouvernante: [juridiction].”

 

8. Modèles de tarification et de frais - Quoi accepter, quoi éviter

 

Commission (% de FOB) — Commun pour les agents d'approvisionnement. Avantages: Aligne les incitations sur le prix d'achat. Inconvénients: peut masquer les balisages sur les inspections ou la logistique. Nécessitent la transparence et les reçus.

Frais fixes par PO / Rétention mensuelle — Bon lorsque vous avez besoin d'une budgétisation prévisible. Mieux pour la gestion des programmes en cours.

Frais de projet (unique pour le lancement de nouveaux produits) — Utile pour l'outillage / configuration ponctuel.
Exiger: factures détaillées pour les coûts tiers et un droit d'audit des frais chaque année.

Conditions de paiement: Les paiements divisés sont standard: 30% de dépôt, 60% de solde avant expédition après PSI (sous réserve d'acceptation), détente à 10% pendant 30 jours comme garantie. Pour les petits fournisseurs, considérez L / C ou l'entiercement pour protéger les parties.

 

9. Responsabilités des incotères et logistique (pratique)

 

Définissez qui est responsable du coût et du risque clairement:

FOB (usine) — L'acheteur contrôle la réservation et l'assurance de fret; L'agent assiste mais ne doit pas réserver de fret au nom de l'acheteur à moins d'autoriser.

CIF / DDP — L'agent peut citer du porte-à-porte, mais inclut une ventilation complète; Le DDP compose le risque de douane sur le vendeur / l'agent - n'utilisez que s'ils acceptent ce risque par écrit.
Gestion des réclamations: Obliger l'agent à soumettre une preuve pour tout dommage / pénurie dans les 7 jours suivant l'arrivée et gérer la logistique RMA si nécessaire.

 

10. ESG et conformité - comment le rendre exécutoire

 

Ne traitez pas ESG comme un marketing. Faites-en un KPI et un déclencheur d'audit:

Nécessitent une fréquence d'audit: nouveau fournisseur → 12 mois; Risque élevé → 6 mois.

Types d'audit: Social (Smeta), environnemental, chimique (Reach / Prop 65 Conformité).

Calendrier de correction: Le fournisseur doit fournir un plan d'action correctif (CAP) dans les 14 jours et fermer les problèmes majeurs dans les 90 jours.

Tie-tir KPI: Défaut de remédier → déclenche la suspension de PO et la résiliation potentielle du contrat.

Exemple de clause (court):

“Les non-conformités matérielles découvertes dans un audit ESG qui ne sont pas fermées dans les 90 jours permettent à l'acheteur de suspendre les ordres jusqu'à l'assainissement ou de s'approvisionner ailleurs sans pénalité.”

 

11. Planification de la contingence - Sauvegardes et tampons

 

Plan de défense minimum:

Double source — ont toujours au moins une autre usine dans une autre ville / région.

Stock de sécurité — Maintenez 30 à 60 jours de SKU critiques (ajustez la volatilité du délai de livraison).

Escalade de PO d'urgence — Définissez les frais de fabrication accélérés et les délais de plomb.

Assurance — Cargo marine et responsabilité du fait que les produits sont applicables.

Inclure un “Déclencheur d'urgence” Dans le contrat: par exemple, si le délai de livraison glisse de plus de 20% pour deux POS consécutifs, l'acheteur peut s'approvisionner en production d'urgence et déduire les coûts raisonnables du fournisseur / agent.

 

12. Études de cas - anonymisé, instructif

Cas A - Fixation d'un taux de défaut élevé avec SLAS

Problème: Une marque de taille moyenne a fait face à un taux de défaut livré à 4% sur une nouvelle conception.

Action: Remplacé Accord de l'agent vague par SLA explicite: PSI AQLS serré, FAI requis, photos de production hebdomadaires, dommages-intérêts liquidés pour la livraison tardive. L'agent devait financer une réinspection tierce après deux échecs.

Résultat (90 jours): Le taux de défaut livré est tombé à 0,8%; Le temps de commercialisation s'est amélioré de 12 jours car moins de retouches se sont produits. Leçon: Money + Mesure = Changement de comportement.

Cas B - Perte IP des clauses faibles

Problème: Un agent a introduit un produit similaire à un autre acheteur; La marque a trouvé un produit concurrent vendu dans une autre région.

Cause: Pas de NDA, pas de gage de propriété intellectuelle, aucune interdiction des ventes dirigés par des agents.

Conséquence: Mois de litige; Coûts de rappel des produits et dommages de réputation.

Leçon: Les termes IP et non-concurrence clairs avec des remèdes ne sont pas négociables pour les propriétaires de marques.

 

13. Feuille de route de mise en œuvre (90 premiers jours)

Semaine 0–2: Collection de documents, vérification des références, Plan d'échantillons et FAI.
Semaine 2 à 4: Signer PO PO avec SLA, choisissez l'inspecteur tiers pour PSI, définissez la cadence de rapports hebdomadaire.
Mois 2: Examiner les rapports QA, ajuster les KPI, planifier l'audit si les indicateurs de risque sont présents.
MOIS 3: Passez à la cadence multi-PO, mettez en œuvre les rapports de classement; Définissez l'approvisionnement en sauvegarde si les performances <KPI.

 

14. Annexes prêtes à l'emploi (copie et coller)

A. Liste de contrôle d'inspection de pré-entretien (court)

Dimensions et tolérances du produit (par spécification).

Résultats des tests fonctionnels (pass / échec).

Les défauts visuels comptent et les photos.

Intégrité et étiquetage des emballages (code-barres, pays d'origine).

Vérification de la quantité vs Liste d'emballage.

Mesure des paramètres critiques (poids, tension, résistance aux coutures).

B. Échantillon de modèle de déconnexion FAI (un paragraphe)

“L'acheteur confirme l'acceptation de l'échantillon du premier article (REF: [Exemple d'identification]) à [date]. La production peut se dérouler lorsque l'acheteur émet une acceptation écrite par FAI. Tout écart par rapport à FAI nécessitera une réévaluation.”

C. Champs de tableau de bord KPI Quick

Numéro de PO | Article | Planifier la date du navire | Date du navire réel | Jours de retard | Psi défaut | Action prise | Score

 

15. Outils et services tiers (liste restreinte)

 

Inspection tierce: SGS, Bureau Veritas, intertek (ou fournisseur accrédité local).

Cadres d'audit: Smeta, SA8000, ISO 14001 pour les systèmes environnementaux.

Contrat et litige: Conseil local du commerce à Hong Kong / Singapour + clause d'arbitrage.

Intégration PO / ERP: Assurez-vous que la commande et la réception des enregistrements de synchronisation avec les résultats de l'inspection.

 

16. FAQ 

Comment décider entre un modèle de commission et des frais fixes pour un agent?
Utiliser la Commission pour les produits d'achat et de maintien simples; Utilisez des frais fixes lorsque vous avez besoin de gestion des programmes, de rapports et de contrôle des coûts prévisibles.

 

Mon agent peut-il effectuer toutes les inspections, ou dois-je insister sur des inspecteurs tiers?
Les agents peuvent effectuer des vérifications de routine, mais nécessitent du PSI indépendant pour les produits à haut risque ou les premières courses pour supprimer les conflits d'intérêts.

 

Quel est un pourcentage de maintien approprié pour protéger contre les défauts?
5 à 10% de retenue pendant 30 à 90 jours sont courants; Calibrez avec le risque de produit et les réalités des flux de trésorerie.

 

Dois-je auditer chaque usine chaque année?
Non. La fréquence d'audit doit être fondée sur les risques: fournisseurs nouveaux ou à haut risque = tous les 6 à 12 mois; à faible risque = 12 à 24 mois.

 

Quelle taille d'échantillon dois-je utiliser pour les petits lots (<500 pc)?
Pour les petits lots, utilisez un échantillonnage de 10 à 20% avec une tolérance à 0 pour les défauts critiques et un AQL majeur pas supérieur à 2,5.

 

Comment protéger l'IP lorsque l'agent affirme qu'il «a besoin de montrer le produit aux fournisseurs»?
Utilisez une divulgation en deux étapes: montrez initialement des spécifications non critiques; Signez les NDAS et oblige les fournisseurs à retourner ou à détruire les documents de conception après avoir cité.

 

Si l'agent s'approvisionne des pièces moins chères mais que la qualité tombe, qui paie?
Si l'agent a substitué les pièces sans approbation, elle est responsable. Exiger l'approbation écrite de toute substitution.

 

Qu'est-ce qu'un chemin d'escalade raisonnable pour les échecs répétés?

CAP IMMÉDIATE DU FOURNAGE DANS 48H; 2) Audit tiers si non résolu; 3) les pénalités financières ou la résiliation du contrat si les paramètres ne sont pas respectés après deux cycles.

 

Dois-je exiger que les agents conservent des échantillons dans le dossier? Pendant combien de temps?
Oui. Gardez des échantillons de maître pendant au moins 6 mois après l'expédition; Pour les articles réglementés, conservez les périodes légales (vérifiez les lois locales).

 

Quand est-il raisonnable de passer d'un agent d'approvisionnement à des relations d'usine directes?
Déplacez-vous lorsque les volumes de commande justifient l'approvisionnement dédié, les audits directs, et vous pouvez gérer les relations avec les fournisseurs dans des fuseaux horaires locaux ou via une équipe interne.