Quels sont les quatre types d’approvisionnement ? Lignes directrices et cas industriels

Lorsque votre entreprise a besoin d'acheter des matières premières, des abonnements à des logiciels, des services de nettoyage et un nouvel immeuble de bureaux, utilisez-vous les mêmes approche d'approvisionnement pour tous ? Si vous avez répondu non, vous reconnaissez déjà que différents achats nécessitent des stratégies différentes, que vous en soyez conscient ou non.

Comprendre les quatre types de marchés publics ne relève pas uniquement de la théorie académique. C'est la base pour optimiser vos dépenses, gérer les risques et générer une réelle valeur stratégique. Décrivons ce que chaque type signifie réellement et comment les appliquer dans votre organisation.

 

 

Dissiper la confusion : les 4 types d'approvisionnement définis

 

La plupart des discussions sur les marchés publics se trompent en simplifiant à l’excès. Voici ce que vous devez réellement savoir:

Achats directs : Les trucs pour gagner de l'argent
C'est ce qui entre dans votre produit ou service final. Si vous êtes fabricant, ce sont vos matières premières qui comptent. Si vous êtes un restaurant, ce sont vos ingrédients alimentaires. Si vous êtes un éditeur de logiciels, c'est votre infrastructure cloud qui prend directement en charge votre produit.

Voici le problème : l'approvisionnement direct a un impact direct sur vos revenus. Lorsque ces approvisionnements s’arrêtent, votre production s’arrête. C'est pourquoi il exige relations stratégiques avec les fournisseurs , pas seulement des achats transactionnels.

Approvisionnement indirect : Les dépenses « Garder les lumières allumées »
C'est tout ce qui permet à votre entreprise de fonctionner mais qui n'aboutit pas à votre produit final. Pensez aux fournitures de bureau, aux utilitaires, au matériel de maintenance et aux abonnements à des logiciels comme Slack ou Microsoft Office.

Le défi ? Ces dépenses sont souvent fragmentées entre les départements et manquent de visibilité. Mais voici une opportunité : la gestion stratégique des achats indirects peut générer des gains rapides et des économies significatives.

Achats de services : l'expertise que vous n'avez pas en interne
Cela couvre tout, des agences de conseil et de marketing au personnel intérimaire et aux sous-traitants spécialisés. La grande différence ? Vous achetez des connaissances et des résultats, pas des produits physiques.

La clé avec achats de services c'est que vous gérez les livrables et les relations, pas les stocks. Cela nécessite des contrats différents, des méthodes d’évaluation différentes et des approches de gestion des relations différentes.

Achats de dépenses en capital (CapEx) : les gros investissements
Il s’agit de votre achat d’actifs à long terme : construire une nouvelle installation, acheter des équipements majeurs ou des systèmes logiciels d’entreprise. Ces décisions ont des implications financières pluriannuelles et nécessitent généralement l'approbation de la direction.

Qu’est-ce qui différencie les CapEx ? Le processus d'évaluation est plus long, les enjeux sont plus élevés et vous prenez des décisions qui auront un impact sur votre entreprise pour les années à venir.

 

À travers le prisme de l’industrie : applications concrètes

 

La théorie est belle, mais comment cela fonctionne-t-il réellement dans différentes industries ? Laissez-moi vous montrer.

 

Dans la fabrication:

• Direct : Acier, résines plastiques, composants électroniques

• Indirect : équipements de sécurité, lubrifiants pour machines, fournitures de maintenance d'usine

• Services : Réparation de matériel, logistique et transport, travail intérimaire

• CapEx : robots industriels, machines de chaîne de production, extension d'entrepôt

En technologie:

• Direct : ressources de cloud computing, matériel de centre de données pour les produits destinés aux clients

• Indirect : Mobilier de bureau, logiciels de productivité, déjeuners d'équipe

• Services : entrepreneurs en développement de logiciels, audits de cybersécurité, agences de marketing numérique

• CapEx : siège social, construction de centres de données, licences de plateformes logicielles majeures

Dans le domaine de la santé:

• Direct : produits pharmaceutiques, instruments chirurgicaux, implants médicaux

• Indirect : Fournitures administratives, services de nettoyage, linge de patient

• Services : Maintenance du matériel médical, personnel soignant intérimaire, support informatique

• CapEx : appareils d'IRM, construction d'ailes d'hôpital, systèmes de dossiers de santé électroniques

Le modèle ici est crucial : votre secteur détermine quel type d’approvisionnement mérite le plus d’attention et de ressources.

 

Le raccourci pour les petites entreprises : une approche simplifiée

 

 

Si vous travaillez dans une petite organisation, le modèle à quatre types peut sembler écrasant. Voici comment l'adapter:

La règle des 80/20 en matière d'approvisionnement:
Concentrez 80 % de vos efforts sur les 20 % de dépenses qui pourraient vraiment nuire à votre entreprise si elles sont mal gérées.

Trois catégories simplifiées:

1. Matériaux permettant de gagner de l'argent (Votre version de l'approvisionnement direct)

   • Tout ce qui affecte directement votre capacité à livrer aux clients

   • Gérer avec des relations fournisseurs stratégiques et des plans de sauvegarde

2. Les essentiels de l'entreprise (Combinant Indirects et Services)

   • Tout le nécessaire pour gérer vos opérations

   • Focus sur la consolidation et l’efficacité

3. Des investissements qui changent la donne (Votre CapEx)

   • Des achats majeurs qui feront croître ou transformer votre entreprise

   • Exiger une analyse approfondie du retour sur investissement et la contribution de la direction

J'ai vu de petites entreprises économiser 15 à 20 % sur leurs dépenses globales simplement en mettant en œuvre ce système de catégorisation simple.

 

Des achats ciblés : intégrer la durabilité

 

Aujourd’hui, chaque décision d’achat comporte des implications environnementales et sociales. Voici comment intégrer la durabilité dans chaque type d'approvisionnement:

Pour les achats directs:
Demandez à vos fournisseurs : "Quelle est votre empreinte carbone pour la production de ces matériaux ?" et « Pouvez-vous assurer la transparence des pratiques de travail de votre chaîne d'approvisionnement ?"

Pour les achats indirects:
Choisissez des fournisseurs qui proposent des alternatives durables, comme des fournitures de bureau recyclées ou des équipements économes en énergie. Les petits changements ici s’additionnent rapidement.

Pour les achats de services:
Évaluez les partenaires potentiels sur leurs politiques de diversité, leurs pratiques salariales équitables et leurs engagements environnementaux. Leurs valeurs deviennent une extension de votre marque.

Pour Dépenses en capital:
Faites de l’efficacité énergétique et de l’impact environnemental des critères clés dans votre évaluation. Ce nouvel équipement de fabrication devrait être évalué à la fois en termes de coût et de production de carbone.

La meilleure partie ? Achats durables s’aligne souvent sur des économies de coûts. Les équipements économes en énergie coûtent moins cher à exploiter. Les fournisseurs éthiques ont généralement une meilleure rétention et une meilleure qualité.

 

Votre plan d'action en 4 étapes : de la théorie aux résultats

Connaître les catégories est une chose, les mettre en œuvre en est une autre. Voici votre feuille de route:

Étape 1 : Effectuer une Analyse des dépenses
Extrayez les données de votre système comptable des 12 derniers mois. Catégorisez chaque achat important. Vous découvrirez probablement des habitudes de dépenses que vous n'aviez jamais remarquées.

Étape 2 : Cartographier les quatre types
Attribuez chaque catégorie de dépenses à l’un des quatre types d’approvisionnement. Cela seul révélera sur quoi votre attention doit se concentrer.

Étape 3 : Développer des stratégies de catégorie

• Direct : Focus sur les relations avec les fournisseurs et la gestion des risques

• Indirect : Favoriser l’efficacité et la consolidation

• Services : mettez l'accent sur des livrables et des mesures de performance clairs

• CapEx : mettre en œuvre une évaluation rigoureuse et une analyse du retour sur investissement

Étape 4 : Mettre en œuvre et affiner
Commencez par vos catégories les plus dépensières. Formez votre équipe, établissez de nouveaux processus et mettez en place des cycles de révision réguliers.

 

Mesurer ce qui compte : KPI pour chaque catégorie

 

Vous ne pouvez pas améliorer ce que vous ne mesurez pas. Voici les indicateurs clés pour chaque type d’approvisionnement:

KPI d’approvisionnement direct:

• Taux de défauts des fournisseurs

• Performance de livraison à temps

• Coût total de possession (pas seulement le prix d'achat)

KPI d’approvisionnement indirect:

• Efficacité des processus (durée de cycle des bons de commande)

• Conformité avec les fournisseurs privilégiés

• Économies de coûts par rapport aux périodes précédentes

KPI d'approvisionnement en services:

• Conformité aux accords de niveau de service (SLA)

• Satisfaction des parties prenantes internes

• Respect du budget

KPI des dépenses en capital:

• Achèvement du projet dans les délais et le budget

• Retour sur investissement par rapport aux projections

• Taux d'utilisation des actifs

 

Votre boîte à outils gratuite pour la transformation des achats

 

Cela peut sembler beaucoup à mettre en œuvre, c'est pourquoi nous avons créé des outils pour le rendre pratique.

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Vous obtiendrez:

• Modèle d'analyse des dépenses (Excel) - Pour catégoriser vos dépenses actuelles

• Carte de pointage d'évaluation des fournisseurs - Pour comparer objectivement les fournisseurs

• Bilan de santé des achats - Pour identifier vos plus grandes opportunités

• Liste de contrôle de mise en œuvre - Pour ne manquer aucune étape cruciale

Ce sont exactement les mêmes outils que nous utilisons avec nos clients pour les aider à mettre en place des opérations d’approvisionnement de classe mondiale.

 

Vos prochaines étapes

Commencez par un domaine. Choisissez votre catégorie de dépenses la plus élevée et appliquez la stratégie appropriée. Les informations que vous obtiendrez récompenseront probablement les efforts déployés au cours des premiers mois.

N'oubliez pas que l'objectif n'est pas la perfection, c'est le progrès. Chaque étape que vous franchissez vers une gestion des achats plus stratégique générera des résultats cumulatifs.

Prêt à transformer votre approche des achats ? Téléchargez votre boîte à outils gratuite ci-dessus, ou si vous souhaitez des conseils personnalisés, [planifiez une consultation gratuite avec nos experts en achats]. Nous vous aiderons à appliquer ces cadres à votre contexte commercial spécifique.

 

Questions fréquemment posées : Maîtriser la catégorisation des achats

 

1. Q : Comment traitons-nous les achats qui semblent appartenir à plusieurs catégories ?

A: C'est courant. La clé est d'identifier le objectif commercial principal . Par exemple, acheter des ordinateurs portables pour vos nouveaux développeurs de logiciels est une Direct approvisionnement s'ils construisent votre produit, mais Indirect s'ils sont destinés à l'équipe RH. Créez une règle simple : « Quel poste de P&L ce coût prend-il en charge ? » Cela clarifie généralement la catégorie.

 

2. Q : Notre entreprise se développe rapidement. A quel moment doit-on formellement séparer la gestion de ces différents types d’approvisionnement ?

A: En règle générale, lorsque vos dépenses annuelles atteignent un point où une économie de 10 % dans n'importe quelle catégorie justifierait un poste dédié à temps partiel. Pour la plupart des entreprises, cela représente environ 5 à 10 millions de dollars de dépenses annuelles. Avant cela, utilisez le modèle simplifié à trois catégories, mais attribuez un « propriétaire » à chacune au sein de votre équipe existante.

 

3. Q : Comment pouvons-nous amener d'autres départements (comme le marketing ou la R&D) à suivre ces catégories d'approvisionnement ?

A: Ne dirigez pas avec le cadre d’approvisionnement. Au lieu de cela, collaborez avec eux pour résoudre leurs problèmes. Pour le marketing, envisagez l'approvisionnement en services comme un moyen d'obtenir de meilleurs résultats de la part de leurs agences. Pour la R&D, envisagez l’approvisionnement direct comme un moyen de garantir qu’ils ne manqueront jamais de matériaux critiques. Lorsqu’ils voient la valeur de leurs objectifs, l’adoption suit.

 

4. Q : Nous sommes une organisation à but non lucratif. Ces mêmes catégories s’appliquent-elles à nous ?

A: Absolument, mais l’accent change. Votre approvisionnement « direct » peut concerner du matériel lié au programme. "CapEx" pourrait être un nouveau bâtiment pour les services communautaires. Le cadre est universel, mais votre stratégie pour chaque type sera déterminée par votre mission et les exigences des donateurs, et non par les marges bénéficiaires.

 

5. Q : Quel est le plus grand risque de se tromper dans ces catégories ?

A: Mauvaise allocation des ressources et des talents. L’erreur la plus courante consiste à traiter les achats directs à haut risque comme des achats indirects simples et transactionnels. Cela peut entraîner des perturbations de la chaîne d’approvisionnement et interrompre vos opérations. À l’inverse, une ingénierie excessive du processus pour les achats indirects de faible valeur crée une bureaucratie inutile et ralentit votre équipe.

 

6. Q : Comment notre stratégie de négociation diffèrent selon ces catégories ?

A: Votre approche devrait varier considérablement:

• Direct : négociez des partenariats à long terme et des risques partagés.

• Indirect : négociez des remises sur volume et de l’efficacité.

• Services : négociez pour des livrables clairs, des KPI et de la flexibilité.

• CapEx : négociez le support du cycle de vie, les garanties et la pérennité.

 

7. Q : Un seul fournisseur peut-il appartenir à plusieurs catégories d’approvisionnement ?

A: Oui, et c’est le signe d’un partenaire stratégique solide. Par exemple, un fournisseur de technologie peut être un fournisseur direct pour l'infrastructure cloud, un fournisseur de services pour la mise en œuvre et un fournisseur CapEx pour une licence logicielle majeure. Dans ces cas, gérez la relation de manière globale mais négociez chaque type de dépense avec sa stratégie appropriée.

 

8. Q : Quel est l'impact des opérations mondiales sur ce modèle de catégorisation ?

A: Les catégories restent les mêmes, mais votre exécution différera selon les régions. Les réglementations locales, les normes culturelles et la maturité du marché affecteront la façon dont vous gérez chaque type. Une stratégie mondiale universelle échoue souvent. Le cadre vous offre un moyen cohérent d’analyser et d’adapter votre approche à chaque région.

 

9. Q : Quel rôle la technologie devrait-elle jouer dans la gestion de ces différents types ?

A: Votre pile technologique doit prendre en charge le flux de travail unique de chaque catégorie. Ne forcez pas un seul outil à tout faire. Vous pourriez utiliser:

• Une plateforme S2P sophistiquée pour Direct et CapEx.

• Un système de cartes P simplifié et convivial pour les opérations indirectes.

• Un outil spécialisé de gestion des contrats et des SOW pour les services.

 

10. Q : Comment mesurons-nous le succès global de la mise en œuvre de cette approche catégorisée ?

A: Au-delà des KPI spécifiques à la catégorie, suivez les méta-métriques:

• Temps de cycle : prenons-nous des décisions plus rapidement dans chaque catégorie ?

• Satisfaction des parties prenantes : les clients internes sont-ils plus satisfaits du soutien qu'ils reçoivent ?

• Évitement des coûts : Empêchons-nous les mauvais achats, et pas seulement en obtenant des prix plus bas ?

• Réduction des risques : avons-nous eu moins de ruptures d'approvisionnement ou de problèmes de conformité ?